¿Qué tal si te desmaterializa? Desde el paquete de Office que compra hasta la suscripción a Microsoft 365, el paso puede ser aterrador. Para ayudarlo en su elección, ¡hágase las preguntas correctas!
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El software desmaterializado no es nada nuevo, y ni siquiera esperó el inicio de las tiendas de aplicaciones para seducir a muchos usuarios. El cambio observado en los últimos años es doble: por un lado, lo desmaterializado se ha convertido en el modo dominante, incluso exclusivo, en determinados sectores de la distribución de software.
El otro trastorno radica en el modelo económico. Con algunas excepciones, hay esencialmente, por un lado, aplicaciones esenciales que se venden con licencias permanentes y, por otro, aplicaciones más diversificadas o especializadas que se ofrecen cada vez con mayor frecuencia en forma de suscripción. El ejemplo más emblemático de este cambio es Microsoft Office, que próximamente celebrará el 30 aniversario del famoso “Office pack” (ya compuesto en 1990 por Word, Excel y PowerPoint), y que desde hace algún tiempo viene ofreciendo en paralelo la oferta. Microsoft 365, con servicios en la nube como OneDrive y Teams, entre otras cosas.
Tanto si busca una solución para adaptar su negocio al teletrabajo, si quiere pasar a herramientas de comunicación colaborativa o si quiere reforzar la seguridad de sus dispositivos frente a las ciberamenazas, la cuestión de la desmaterialización surgirá rápidamente. Aquí hay algunas preguntas que debe tener en cuenta para tomar la decisión correcta.
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Paquete de Office, suscripción a Microsoft 365: ¿cuáles son las diferencias?
Paquete Office Hogar y Pequeñas Empresas
Durante muchos años, Microsoft ha ofrecido un paquete de Office para pymes con Office Home y Small Business. Este paquete está disponible en una versión "caja" o comprando una clave de descarga.
La versión actual de 2019 ofrece, por una compra final de 299 euros impuestos incluidos, las versiones completas de Word, Excel, Outlook, PowerPoint y OneNote. Esta licencia es válida para 1 PC con Windows o 1 Mac.
Descubra Office Hogar y Empresas 2019Microsoft 365, la suscripción a medida
Anteriormente conocido como Office 365, Microsoft 365 reúne las aplicaciones de la suite Office, el almacenamiento en línea OneDrive y otras aplicaciones y servicios según las fórmulas, bastante numerosas ya que Microsoft 365 está disponible tanto para grandes públicos y empresas, desde microempresas hasta grandes cuentas. Para las pymes, hay tres suscripciones disponibles:
Microsoft 365 Business Basic: esta es la oferta más condensada y liviana del editor, ya que ofrece exclusivamente las versiones web del software de la suite Office, así como Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams para instalar en 1 computadora.
Precio de suscripción: 4,20 Euros HT por usuario y mes.
Microsoft 365 Business Standard: además de ofrecer la versión descargable del software de Office, este plan brinda acceso a OneDrive, así como a las herramientas de comunicación de Exchange, SharePoint y Microsoft Teams. También existe el software Publisher and Access, y la posibilidad de utilizar la solución en 5 equipos.
Precio de suscripción: 10,50 euros sin impuestos al mes y por usuario.
Microsoft 365 Business Premium: el nivel más completo para pymes, obviamente ofrece todo el software de la versión Business Standard, pero agrega InTune y Azure Information Protectio para brindar mayor seguridad a la flota de dispositivos.
Precio abono : 16,90 euros HT al mes y por usuario.
¿Qué plataformas se incluyen en Microsoft 365?
La suscripción a Microsoft 365 le brinda acceso a todas las aplicaciones de Office en Windows y macOS. Cada usuario del servicio puede instalar estas aplicaciones en su estación de trabajo, en un máximo de 5 PC o Mac. Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote están disponibles en ambas plataformas de escritorio, en versiones bastante similares, aunque pueden aparecer diferencias entre los dos entornos, las nuevas características no siempre se adoptan al mismo ritmo, y cada sistema ha sus especificidades.
En la PC, también tenemos las aplicaciones reservadas para Windows, a saber, Publisher y Access, que nunca se han lanzado en Mac, incluso si Word en Mac ha incluido tradicionalmente funciones de diseño bastante similares a las de Publisher.
Microsoft 365 le permite trabajar en la web y en dispositivos móviles iOS o AndroidLa suscripción a Microsoft 365 también le permitirá utilizar Office en otras dos plataformas. La primera es la web: las versiones de navegador de Word, Excel, PowerPoint y OneNote existen desde hace algunos años y se han mejorado con funciones de colaboración en tiempo real. Al iniciar sesión con su cuenta de Microsoft 365, un usuario puede ejecutar estas versiones web y trabajar en documentos almacenados en su espacio OneDrive desde cualquier computadora, incluso si las versiones de escritorio de las aplicaciones no están instaladas. La colaboración en tiempo real funciona incluso entre las versiones web y de escritorio, y se muestran los cambios.
En teléfonos inteligentes y tabletas, las versiones móviles de Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook se pueden usar en iOS, Android y ChromeOS. Aquí nuevamente, podremos interactuar en tiempo real en un documento en colaboración, lo que permite que diferentes usuarios trabajen juntos, ya sea en Mac, PC, en la web o en movimiento.
¿Qué servicios están asociados con la suscripción?
Una suscripción a una suite de software desmaterializada da acceso a las aplicaciones, pero también a los servicios que se integran con estas aplicaciones para crear valor para el usuario. Así, todas las fórmulas de Microsoft 365 aportan al menos 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive, lo que te permitirá tener tus datos personales de forma remota y sincronizarlos entre tus diferentes dispositivos, PC, Mac o móvil.
Los planes Business Standard , Business Basic y Business Premium también abren el acceso al correo y al calendario a través de Exchange, sitios de intranet con SharePoint y Microsoft Teams, la nueva solución de mensajería colaborativa de Microsoft que le permite mantenerse informado y chatear con su equipo en canales dedicados y para realizar videoconferencias.
Teams está incluido en la mayoría de las suscripciones de Microsoft 365¿Cómo se realizan las actualizaciones?
La gestión de las actualizaciones de software es uno de los puntos clave que ha evolucionado radicalmente con la transición del modelo de compra al de suscripción, y este es el caso de Office. Tradicionalmente, la suite de Microsoft Office se ha comercializado como ediciones sucesivas. Debe haber utilizado Office 95, 97, 2007 o incluso 2010. Cada versión principal del paquete de Office trajo una gran cantidad de características nuevas, o incluso una revisión completa de la interfaz. El software continuó actualizándose, sobre todo a través de "Service Packs", pero se trataba principalmente de correcciones de errores o vulnerabilidades de seguridad.
El modelo de Office 365, entonces Microsoft 365 en la actualidad, sigue al de otros software o suites que se han movido al modo "SaaS" (Software como servicio). Usted paga una suscripción y el software se actualiza regularmente, generalmente mensualmente, con nuevas funciones. En desarrollos recientes, podemos citar el "Editor" que analiza su texto para detectar errores, pero también redacción incorrecta, la gestión de GIF animados o SVG en PowerPoint, etiquetas de confidencialidad o incluso sugerencias automáticas en Outlook. . En definitiva, un software en constante movimiento y en todas las plataformas integrado en la suscripción.
El Editor, una de las novedades de Word en Microsoft 365
¿Dónde se almacenan los datos?
Una de las claves para dejar de usar papel es el almacenamiento en la nube. En el modelo tradicional, los datos se almacenan en la estación de trabajo del usuario. Sin remontarnos a la época del disquete, la época no tan lejana en la que tenías tu disco duro o llave USB es característica de este modelo que todavía tiene su interés: es muy recomendable llevar copias contigo. archivos accesibles localmente y sin necesidad de una conexión a Internet o almacenamiento en servidores remotos.
En Microsoft 365, como mencionamos anteriormente, cada usuario tiene 1 TB de almacenamiento en línea en OneDrive. Según Microsoft, estos datos están protegidos durante su tránsito por el sistema de cifrado TLS, y en reposo por una clave AES256 única. El personal con acceso a los centros de datos está restringido y verificado mediante autenticación multifactor.
¿Qué permitirá este almacenamiento en línea? Primero, para conectarse a sus datos de forma remota. Con una interfaz web, puede abrir un documento de Word o una presentación de PowerPoint y trabajar en él a través de la nube. También puede descargar sus archivos localmente y, a través de OneDrive en Windows, Mac o dispositivo móvil, sincronizar su espacio de almacenamiento en la nube con su estación de trabajo.
OneDrive es también el componente básico que hace posible que varios usuarios colaboren en el mismo archivo. Las aplicaciones de Office permiten la coedición en tiempo real, con visualización inmediata de los cambios de cada usuario en el escritorio, el móvil o en la web.
Y hablando de colaboración, OneDrive se integra naturalmente con Microsoft Teams para compartir documentos con su equipo o trabajar directamente dentro de Teams en archivos, ya que la mensajería le permite llamar a versiones web de aplicaciones de Office directamente en su interfaz.
¿Está desmaterializado para ti?
Por lo tanto, tiene los datos a mano y puede elegir entre dos enfoques. ¿Cuál es el mejor para tu negocio?
Realice la prueba:Cuestionario: ¿Qué solución de Office es la adecuada para su empresa?
Suscripción a Microsoft 365
La nube y Microsoft 365 presentan el interés de un servicio escalable, que proporciona más que acceso a software para PC o Mac. También proporciona versiones web y móviles de estas aplicaciones, y actualizaciones de seguridad y nuevas funciones con regularidad. A esto se suma un espacio de almacenamiento seguro en línea y acceso a varias herramientas colaborativas como Teams. Para acceder a esta oferta, paga un servicio continuo: si detiene la suscripción, ya no tiene acceso a sus aplicaciones y documentos. Además, las constantes evoluciones de funciones tienen su interés, pero también pueden no ser adecuadas para usuarios a los que les gusta la seguridad del software que no cambia todos los meses.
Esta opción es para ti si los empleados de tu empresa tienen diferentes métodos de trabajo (teletrabajo para algunos, viajes frecuentes para otros …), si trabajas mucho en la nube o si tu empresa maneja datos sensibles a ciberamenazas. .
El paquete Office Hogar y pequeñas empresas 2019
Concretamente, lo adquieres de una vez por todas. El precio inicial es más alto, pero una vez que se paga la licencia, es todo lo que paga. Puede utilizar Word, Excel o PowerPoint a voluntad, sin preocuparse por ninguna suscripción. Y pueden ser todas las necesidades de su empresa: no todas las empresas requieren un servidor Exchange, acceso móvil o web a sus documentos o soluciones de colaboración en tiempo real.
Sin embargo, conviene recordar que las actualizaciones de seguridad que se ofrecen en este paquete tienen una duración limitada: su software será infalible durante varios años, pero más allá de cierta edad, por obvias razones de seguridad, Microsoft le recomendará que actualice a una versión posterior.
Por tanto, la respuesta a la pregunta puede depender de su actividad. Si tiene una mayor necesidad de colaboración entre sus equipos y el acceso móvil o remoto a sus documentos, cambiar a una solución de suscripción como Microsoft 365 puede ser una propuesta llave en mano y escalable. Si tus necesidades son principalmente a nivel de aplicación, y si favoreces la estabilidad de las funcionalidades y un precio inicial para una compra y uso definitivo de tu software que no está vinculado a una suscripción, la opción Office Home y Small Business es hecho para ti.
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