Firma electrónica: ¿qué software y aplicaciones elegir?

Con la desmaterialización y el desarrollo del teletrabajo, muchas prácticas profesionales han evolucionado. Este es particularmente el caso de la firma digital que, gracias a numerosas regulaciones internacionales, conserva el carácter legal de la firma manuscrita. Sin embargo, no todas las soluciones de firma electrónica ofrecen las mismas garantías. Explicamos cómo elegir el software o la aplicación adecuados.

Hasta hace poco, solo la firma manuscrita era oficial, auténtica e irrevocable. De hecho, con respecto a los criterios que permiten validar la conformidad y el valor legal de un documento firmado, dicho proceso debe probar la identidad del o los firmantes y certificar la integridad del documento (documento no. no se ha modificado entre el momento en que el autor lo firmó y el momento en que el firmante se enteró). Por tanto, es comprensible hasta qué punto podría parecer complicado firmar digitalmente un documento de forma remota conservando las propiedades de identificación e integridad antes mencionadas.

No fue hasta principios de la década de 2000 para ver la aparición de las primeras leyes que confieren un valor legal reconocido a la firma electrónica. No hace falta decir que cada regulación varía de un país a otro. Como tal, el contrato firmado electrónicamente debe definir las leyes que le son aplicables, ya sea que obligue a partes que residan en el mismo estado o en diferentes países.

El reglamento eIDAS (servicios de autenticación y autenticación de identificación electrónica) , que entró en vigor en 2016, establece los estándares y regula el valor legal de la firma electrónica dentro de la Unión Europea. También define tres tipos de firmas según el nivel de seguridad requerido:

• La firma electrónica simple: baja fiabilidad, establece un vínculo teórico entre dos entidades. Puede ser un nombre al final de un correo electrónico o una firma manuscrita escaneada. Aunque vinculante, su valor legal es cuestionable ya que no hay forma de verificar oficialmente la identidad del signatario.

• Firma electrónica avanzada: alta confiabilidad, requiere el uso de certificados para garantizar la integridad del documento, la identidad del (los) firmante (s) y el no repudio de la firma.

• Firma electrónica calificada: gran fiabilidad, basada en las limitaciones normativas relativas a la verificación de la identidad del firmante y la protección de la clave de firma. Tal nivel de seguridad le da a este tipo de firma el mismo valor que una firma manuscrita en persona.

En Francia, los textos oficiales otorgan a la firma digital el mismo valor legal que a la firma manuscrita. Desde 2010, la Referencia General de Seguridad (RGS) ha definido el marco regulatorio para garantizar la confianza en los intercambios entre autoridades administrativas y ciudadanos. En resumen, se trata de una seguridad adicional para garantizar los caracteres auténticos e inviolables tanto de la firma como del documento (certificado, sello de tiempo).

Armado con todos estos detalles, ¿a qué herramienta de firma digital debería recurrir? Porque, se entenderá, no se firma de igual forma un presupuesto, un compromiso de compraventa real y un contrato de cesión de fondo de comercio.

Porque es un método de firma específico, reservado para un determinado tipo de profesión (abogados, notarios, alguaciles, etc.) y que requiere sistemáticamente la presencia física del o los firmantes (o una reunión física con ocurrido durante los últimos diez años), no discutiremos software y aplicaciones dedicadas exclusivamente a firmas electrónicas avanzadas.

Por otro lado, como individuo, (micro) emprendedor o jefe del departamento de RR.HH. de una gran empresa, es tan interesante mirar soluciones simples de firma electrónica como herramientas de firma electrónica dependiendo de la naturaleza de la empresa. documentos firmados.

Herramientas de firma digital simples

Microsoft Word

Microsoft Word incorpora un módulo de firma simple en Windows y macOS. Aunque artesanal, la manipulación permite guardar y estampar rápidamente su sello en documentos mal regulados. Simplemente haga clic en Insertar> Imágenes> En este dispositivo, luego seleccione su firma previamente escaneada.

Una vez insertada la imagen, puede subtitularla con su nombre y primer nombre, seleccionar el conjunto, hacer clic en Insertar> QuickPart> Inserción automática> Guardar selección en la galería de inserción automática. En el futuro, será suficiente hacer clic en QuickPart> Autotexto nuevamente, luego seleccionar la firma guardada para colocarla donde está el cursor.

Microsoft Word permite, opcionalmente, firmar un documento con una firma avanzada. Aún en la pestaña Insertar, esta vez debe seleccionar Firma, luego completar los campos en el cuadro de diálogo que aparece. El bloque de firma aparece en la página actual. Al hacer clic en él, es posible asociar un certificado pagado que dará fe de su autenticidad y la del documento.

Descarga Microsoft Word para macOS

Adobe Rellenar y firmar

Además de su software insignia, y de pago, Acrobat DC, Adobe ha diseñado una solución de firma digital gratuita con Adobe Fill & Sign . Disponible en Android e iOS, la aplicación gestiona trazados a mano alzada, facilitando las iniciales y firmas de documentos no regulados. Para mayor comodidad y rapidez, cada usuario tiene dos ubicaciones de almacenamiento dedicadas a una firma e iniciales. Una vez guardados en la aplicación, las rutas se pueden fijar y cambiar de tamaño al instante.

No es sorprendente que Adobe Fill & Sign sea ​​compatible con cualquier documento PDF. Mejor aún, la aplicación genera archivos PDF a partir de una o más imágenes en la galería. Un módulo de escaneo también permite escanear documentos físicos con miras a firmarlos digitalmente. En todos los casos, un botón de compartir permite al usuario enviar su archivo firmado a través de los canales de comunicación tradicionales (correo electrónico, redes sociales, mensajería instantánea, espacios de almacenamiento online, etc.).

Adobe Fill & Sign intenta ampliar su alcance e incluye algunas opciones de relleno rudimentarias: entrada de texto, adición de viñetas y marcas de verificación. No muy flexibles y no personalizables, estas herramientas adicionales no reemplazan a las de las aplicaciones y software especializados en el procesamiento de formularios. Por otro lado, solucionan un problema de un usuario obligado a escribir su nombre completo antes de firmar.

Descarga Adobe Fill & Sign para iOS

Acrobat Reader DC

Las herramientas Adobe Fill & Sign se pueden encontrar en Acrobat Reader DC . Ideal para firmar archivos PDF en una computadora, el software le permite completar formularios, así como registrar una firma e iniciales manuscritas que se adhieren rápidamente a los documentos que se van a firmar.

Al igual que Microsoft Word, Acrobat Reader DC admite firmas avanzadas, siempre que adquiera certificados de organizaciones de terceros de confianza. También es posible generar certificados autofirmados, cuyo grado de fiabilidad se basa fundamentalmente en el vínculo de confianza que existe entre los firmantes y el autor del documento.

Los licenciatarios de Acrobat DC Pro se benefician de estas mismas herramientas de firma, sin funciones adicionales.

Descarga Acrobat Reader DC para macOS

Herramientas de firma digital avanzadas

DocuSign

DocuSign está referenciado en la lista EUTL y cumple con los requisitos de cumplimiento impuestos por la regulación eIDAS en el contexto de firmas avanzadas y calificadas. Muy completa, la plataforma se integra con los principales sistemas utilizados por empresas como Microsoft, Google, Salesforce u Oracle Tools. Las aplicaciones independientes de Android e iOS brindan a los signatarios la flexibilidad que desean.

Compatible con muchos formatos de archivo, incluidos los tradicionales PDF y Doc (x), DocuSign tiene un arsenal de funciones que lo convierten en una solución integral . Además de las herramientas específicas de la firma como tal, el autor del documento puede agregar texto, campos de formulario y casillas de verificación para el firmante. La integración de certificados que cumplen con ETSI elimina la necesidad de una solución de terceros. Las opciones para compartir agilizan los intercambios y garantizan la seguridad de los documentos más confidenciales. Punto de bonificación: los signatarios que no pertenecen al servicio pueden firmar un contrato de DocuSign sin crear primero una cuenta de usuario. Esta flexibilidad es en parte responsable de la popularidad de la plataforma.

Por último, DocuSign ofrece varios métodos de autenticación y trazabilidad de firmas para adaptarse al grado de regulación del documento firmado.

DocuSign es una solución de pago, con paquetes que oscilan entre los 108 euros y los 456 euros anuales según las necesidades y el número de usuarios. Una suma elevada que justifica su éxito con (micro) empresas más que con particulares. Sin embargo, una versión de prueba gratuita y sin compromiso ofrece a todos la posibilidad de realizar transacciones únicas durante 30 días.

Descargar DocuSign para Android
Descargar DocuSign para iOS

Yousign

El competidor francés de DocuSign, Yousign , cumple todos los requisitos para una firma avanzada y calificada. Un proveedor de servicios de confianza validado por ANSSI, certificado por la normativa eIDAS y conforme al RGPD, la plataforma está dirigida a (micro) empresas y autónomos que trabajan a diario con contratos regulados legalmente.

Como servicio en línea, se puede acceder a Yousign desde cualquier dispositivo equipado con una conexión a Internet y un navegador. La creación de una cuenta de usuario es fundamental. La plataforma solo admite documentos en formato PDF.

Yousign se basa en una interfaz legible. El tablero enumera los procedimientos en curso y muestra el estado de cada documento procesado (en curso, completado, cancelado, favoritos). Un módulo de creación de procedimientos facilita la adición de miembros y documentos, así como el ajuste de parámetros generales (nombre del procedimiento, fecha de vencimiento, frecuencia de recordatorios, mensajes de notificación personalizados). La integración de los cartuchos de firma se deja a criterio del autor, quien puede insertar tantos como considere necesarios, en las páginas y ubicaciones deseadas. Es posible agregar archivos adjuntos de solo lectura a cada procedimiento. Como DocuSign, Yousignpermite a los firmantes externos firmar los documentos que se les envían sin tener que crear una cuenta de usuario.

Para mayor flexibilidad, Yousign ofrece un paquete API para automatizar los procesos de firma utilizando herramientas comerciales específicas para cada empresa (CRM, ERP).

Yousign es una solución de pago. Cuente al menos 25 euros al mes y por usuario para acceder al servicio online. Para un paquete API, será necesario agregar al menos 75 euros al mes. Una versión de prueba de 30 días le permite probar su funcionalidad antes de comprometerse.

Acceda a Yousign a través de su navegador

SIGNply

Las personas y las microempresas con necesidades ad hoc pueden recurrir a soluciones simplificadas como SIGNply . Disponible en Android, la aplicación gratuita integra las EUTL (European Union Trusted Lists) que garantiza su nivel de cumplimiento de la normativa eIDAS.

A diferencia de otras soluciones equivalentes, SIGNply no requiere la creación de una cuenta de usuario. La aplicación es funcional inmediatamente después de la instalación y le permite firmar electrónicamente tantos documentos como desee, sin incurrir en ningún costo sorpresa.

SIGNply solo es compatible con formato PDF. Lamentamos la falta de un escáner integrado y la imposibilidad de cambiar la ubicación donde se guardan los documentos firmados. Por otro lado, reconocemos que es rápido y fácil de aprender, cuando solo necesita seleccionar el icono "Pluma" para acceder al módulo de trazado. Cada firma bosquejada se puede cambiar de tamaño y reposicionar en el documento antes de la validación final. Las opciones para compartir integradas (correo, mensajería instantánea, nube) facilitan la transferencia de archivos.

Si no está permitido agregar texto a través de SIGNply , es posible personalizar los parámetros avanzados de la firma (identidad del autor, motivo, marca de tiempo). Un escaneo rápido a través de Adobe Reader o mediante el servicio de validación de firmas de la Comisión Europea dará fe de la validez y autenticidad de la firma que aparece en el documento (fuente confiable, fecha de vencimiento, información del certificado).